Chính sách bảo mật & dữ liệu cá nhân

Chính sách này giải thích cách QVFilm thu thập, sử dụng, lưu trữ, chia sẻ và bảo vệ dữ liệu cá nhân khi bạn truy cập qvfilm.vn, sử dụng Contact Hub, đăng ký hoặc đăng nhập vào khu vực thành viên, tham gia cộng đồng nhà làm phim, truy cập Investor/Deal Room, gửi hồ sơ hoặc tài liệu, hoặc sử dụng những chức năng trực tuyến khác do QVFilm vận hành.

Chính sách được xây dựng để phản ánh kiến trúc website hiện tại và được đọc cùng với Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, Nghị định 356/2025/NĐ-CP và các quy định pháp luật Việt Nam có liên quan. Hợp đồng sản xuất, đầu tư, tuyển dụng, casting, NDA hoặc thỏa thuận riêng có thể bổ sung các điều khoản bảo mật và dữ liệu cụ thể cho từng quan hệ.

QVFilm Production (“QVFilm”, “chúng tôi”) vận hành qvfilm.vn như website của một independent film studio, gồm các trang giới thiệu studio và tác phẩm, Project Hub, Movie Journal, People, Contact Hub, khu vực cộng đồng nhà làm phim và các khu vực truy cập riêng dành cho đối tác/nhà đầu tư khi được kích hoạt.

Đầu mối hiện tại cho các yêu cầu liên quan dữ liệu cá nhân: qvfilm@gmail.com. Khi gửi yêu cầu, bạn nên ghi rõ tiêu đề “Yêu cầu dữ liệu cá nhân” và cung cấp đủ thông tin để QVFilm xác minh danh tính, tài khoản hoặc hồ sơ liên quan một cách an toàn.

Tùy chức năng bạn sử dụng, QVFilm có thể xử lý các nhóm dữ liệu sau:

• Thông tin nhận dạng và liên hệ: họ tên, tên hiển thị, email, số điện thoại, công ty/tổ chức và thông tin nghề nghiệp.
• Thông tin tài khoản và truy cập: tên đăng nhập/ID người dùng, vai trò WordPress, trạng thái xác minh email/hồ sơ, project access, thời hạn truy cập và dữ liệu cần thiết để xác thực phiên đăng nhập. Mật khẩu được WordPress xử lý theo cơ chế xác thực của hệ thống; QVFilm không hiển thị lại mật khẩu thô sau khi xử lý.
• Thông tin về yêu cầu hoặc dự án: loại dự án, ngân sách, thời gian thực hiện, địa điểm/thị trường, deadline, website/portfolio, nội dung trao đổi, mức độ quan tâm và đường dẫn/tài liệu tham khảo.
• Nội dung bạn chủ động gửi: screenplay, treatment, pitch deck, lookbook, finance pack, proposal, portfolio, CV, reel, headshot, casting material, hồ sơ đầu tư/hợp tác, câu hỏi hoặc tài liệu khác do bạn lựa chọn cung cấp.
• Dữ liệu hồ sơ cộng đồng/nhà làm phim: loại hồ sơ, tên, trường/đơn vị, film role, bio, website/portfolio, social links, proof URL, ảnh đại diện, gallery, trạng thái xác minh và thông tin bạn chọn công bố trên hồ sơ public.
• Dữ liệu hồ sơ nhà đầu tư/đối tác: công ty, chức danh, điện thoại, quốc gia/thành phố, website, LinkedIn, investor type, investment range, investment interests, preferred genres, markets/territories, bio, profile photo hoặc company logo.
• Dữ liệu kỹ thuật và bảo mật: thời điểm thao tác, trình duyệt/user-agent, mã tham chiếu, log hoạt động, trạng thái xử lý và các định danh/bản ghi kỹ thuật cần thiết để chống spam, xác minh và kiểm soát truy cập.

Biểu mẫu Liên hệ là một phần của QVFilm Contact Hub. Khi bạn gửi biểu mẫu, yêu cầu được tạo mã tham chiếu, lưu trong hệ thống quản trị QVFilm, phân loại theo mục đích liên hệ và có thể được chuyển tới mailbox hoặc người phụ trách phù hợp để phản hồi.

Contact Hub hiện có thể lưu họ tên, công ty, email, điện thoại, project type, budget, timeline, location/market, website, deadline, message, reference URL, consent, trạng thái nghiệp vụ, lịch follow-up, user-agent và một giá trị HMAC-SHA256 được tạo từ địa chỉ IP để chống spam/rate limiting. Bản ghi inquiry không lưu địa chỉ IP thô. Hệ thống cũng dùng nonce, honeypot, kiểm tra thời gian điền form, giới hạn tần suất và phát hiện gửi trùng.

Một số khu vực của Project Hub có thể yêu cầu tài khoản WordPress. QVFilm có thể xử lý email, tên hiển thị, role, trạng thái tài khoản, token xác minh/setup ở dạng kỹ thuật phù hợp, thời điểm xác minh, quyền truy cập dự án và thời hạn truy cập để đăng ký, đăng nhập, phục hồi hoặc cấp/thu hồi quyền.

Website sử dụng cookie xác thực/phiên của WordPress cho người dùng đã đăng nhập. Bạn có trách nhiệm bảo mật thông tin đăng nhập của mình và nên thông báo cho QVFilm nếu nghi ngờ tài khoản bị truy cập trái phép.

Khu vực cộng đồng có thể cho phép sinh viên hoặc independent filmmaker tạo hồ sơ gồm họ tên, trường/đơn vị, vai trò làm phim, bio, portfolio, social links, thông tin chứng minh, avatar, gallery và trạng thái xác minh. Khi một hồ sơ được người dùng gửi để công bố và đáp ứng điều kiện hệ thống, một phần thông tin do người dùng lựa chọn có thể xuất hiện trên trang hồ sơ public của qvfilm.vn.

Workflow referral/invitation có thể lưu email người được mời, người mời, trạng thái lời mời và các mốc thời gian liên quan để xác minh nguồn giới thiệu và chống lạm dụng. Người gửi lời mời phải có cơ sở phù hợp để sử dụng địa chỉ email của người được mời và không được dùng chức năng này để spam.

Khi được cấp quyền vào Investor/Deal Room, QVFilm có thể xử lý thông tin hồ sơ chuyên môn và đầu tư, project access, thời hạn truy cập, việc chấp nhận NDA theo từng dự án và các log nghiệp vụ như cấp/thu hồi quyền, mở/tải tài liệu bảo mật, bày tỏ quan tâm, yêu cầu họp, gửi câu hỏi hoặc giới thiệu đối tác.

Những dữ liệu này được dùng để kiểm soát quyền truy cập, duy trì audit trail, phục vụ due diligence/trao đổi đầu tư và bảo vệ tài liệu dự án. Việc một trường hồ sơ hoặc contribution được hiển thị công khai chỉ được thực hiện khi chức năng tương ứng được cấu hình và phạm vi hiển thị phù hợp với lựa chọn/quyền đã được thiết lập.

Project Hub có khả năng hỗ trợ OAuth với Google hoặc Facebook nhưng chỉ hoạt động khi QVFilm cấu hình provider tương ứng. Nếu bạn chủ động chọn social login, provider có thể cung cấp cho QVFilm thông tin xác thực cơ bản như email, tên và provider user ID; Google sử dụng phạm vi openid/email/profile và Facebook sử dụng email/public_profile theo cấu hình hiện tại.

Việc đăng nhập qua provider đồng thời chịu chính sách riêng của Google/Facebook. QVFilm sử dụng dữ liệu nhận được để xác thực/kết nối tài khoản và không coi social login là sự chấp thuận cho quảng cáo hành vi.

Một số workflow có thể cho phép tải ảnh hồ sơ, company logo, gallery hoặc tài liệu dự án như pitch deck/lookbook/finance pack. Các tệp này có thể được lưu trong WordPress Media Library hoặc vùng tài liệu dự án, được gắn với tài khoản/hồ sơ/dự án tương ứng và chỉ được công khai khi chức năng hoặc quyền truy cập cho phép.

Bạn không nên nhúng giấy tờ tùy thân, thông tin tài chính cá nhân, dữ liệu sức khỏe, mật khẩu, khóa truy cập hoặc dữ liệu nhạy cảm khác vào tệp nếu quy trình không yêu cầu. Trước khi gửi dữ liệu của người khác, bạn phải có quyền hoặc căn cứ phù hợp để cung cấp dữ liệu đó.

QVFilm xử lý dữ liệu ở mức cần thiết cho ngữ cảnh tương ứng, bao gồm:

• tiếp nhận, xác minh, phân loại, định tuyến và phản hồi yêu cầu;
• tạo và quản lý tài khoản, xác minh email/hồ sơ, duy trì phiên đăng nhập và kiểm soát quyền truy cập;
• vận hành hồ sơ cộng đồng, referral/invitation, profile review và các tính năng dành cho nhà làm phim;
• quản lý Investor/Deal Room, project access, NDA acceptance, due diligence, document access và lịch sử tương tác;
• trao đổi về production, post-production, creative direction, dự án phim, partnership, sponsorship, investment, press, career, casting hoặc nhu cầu hợp tác khác;
• đánh giá tài liệu, portfolio hoặc hồ sơ mà bạn chủ động gửi;
• phòng chống spam, gian lận, truy cập trái phép và các rủi ro an ninh;
• vận hành, bảo trì, chẩn đoán và cải thiện tính ổn định của website;
• thực hiện nghĩa vụ pháp lý hoặc bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của QVFilm và các bên liên quan khi pháp luật cho phép.

Khi một form hoặc chức năng yêu cầu sự đồng ý/xác nhận, QVFilm chỉ tiếp nhận hoặc thực hiện bước tương ứng sau khi bạn chủ động xác nhận. Trong những trường hợp khác, dữ liệu có thể được xử lý để thực hiện yêu cầu/thỏa thuận do chính bạn khởi tạo, duy trì tài khoản và an ninh hệ thống, đáp ứng nghĩa vụ pháp luật hoặc dựa trên căn cứ khác mà pháp luật cho phép.

Việc rút lại sự đồng ý không làm mất hiệu lực của hoạt động xử lý đã được thực hiện hợp pháp trước thời điểm rút lại. Một số dữ liệu có thể tiếp tục được lưu khi cần cho nghĩa vụ pháp lý, audit trail, giải quyết tranh chấp, bảo vệ quyền hợp pháp hoặc hoàn tất quan hệ giao dịch đang tồn tại.

QVFilm không yêu cầu bạn gửi dữ liệu cá nhân nhạy cảm qua Contact Hub hoặc hồ sơ cộng đồng trừ khi điều đó thật sự cần thiết cho một quy trình cụ thể và đã có hướng dẫn phù hợp. Vui lòng không tự ý gửi giấy tờ tùy thân, thông tin tài khoản ngân hàng/thẻ, dữ liệu sức khỏe, dữ liệu sinh trắc học, mật khẩu, khóa truy cập hoặc thông tin riêng tư của người khác khi không cần thiết.

Nếu screenplay, casting material, CV, portfolio, investor document hoặc tài liệu dự án có chứa dữ liệu của bên thứ ba, người gửi có trách nhiệm bảo đảm mình có quyền hợp pháp để cung cấp dữ liệu đó cho QVFilm.

QVFilm không bán dữ liệu cá nhân. Dữ liệu có thể được tiếp cận hoặc xử lý trong phạm vi cần thiết bởi:

• nhân sự/cộng tác viên QVFilm được phân quyền để xử lý inquiry, tài khoản, hồ sơ, dự án hoặc Investor Room;
• mailbox hoặc người phụ trách đúng nhóm công việc mà hệ thống định tuyến tới;
• nhà cung cấp hạ tầng kỹ thuật như hosting, email/SMTP, bảo mật, sao lưu, CDN hoặc dịch vụ vận hành website khi QVFilm sử dụng các dịch vụ đó;
• Google/Facebook nếu bạn chủ động sử dụng social login; hoặc nền tảng bên thứ ba mà bạn chủ động mở/tương tác qua link/embed;
• người truy cập website đối với phần thông tin mà bạn đã lựa chọn/gửi để xuất hiện trên hồ sơ hoặc khu vực public;
• cơ quan có thẩm quyền hoặc bên liên quan khi QVFilm có nghĩa vụ pháp lý hoặc cần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp theo quy định.

QVFilm giới hạn việc chia sẻ theo mục đích, quyền truy cập và vai trò của từng bên; khu vực Investor/Deal Room và hồ sơ nội bộ không mặc nhiên là nội dung công khai.

Website có thể tải tài nguyên hoặc nhúng nội dung từ các dịch vụ bên thứ ba như YouTube/Vimeo, mạng xã hội, font, email delivery, OAuth, hosting/CDN hoặc các dịch vụ kỹ thuật khác. Khi trình duyệt của bạn kết nối trực tiếp tới dịch vụ đó, nhà cung cấp tương ứng có thể nhận dữ liệu kỹ thuật theo chính sách riêng.

Tùy vị trí hạ tầng của nhà cung cấp, dữ liệu có thể được xử lý ngoài lãnh thổ Việt Nam. Khi việc chuyển dữ liệu xuyên biên giới thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật, QVFilm sẽ áp dụng các nghĩa vụ và biện pháp cần thiết tương ứng.

Website sử dụng hoặc có thể sử dụng cookies/cơ chế tương tự cần thiết cho WordPress, bảo mật và các phiên đăng nhập của Student/Indie Filmmaker Room hoặc Investor/Deal Room. QVFilm Projects hiện dùng localStorage để ghi nhớ một preference nhập liệu (Telex) của người dùng; Movie Journal dùng sessionStorage trong workspace biên tập quản trị để duy trì trạng thái form. Đây không phải cơ chế xây dựng hồ sơ quảng cáo từ dữ liệu Contact Hub.

Nội dung nhúng hoặc dịch vụ bên thứ ba có thể đặt cookies theo chính sách riêng của họ. Nếu QVFilm triển khai thêm analytics, advertising hoặc tracking không thiết yếu, QVFilm sẽ rà soát cơ chế thông báo/consent và cập nhật chính sách trước hoặc cùng thời điểm triển khai.

Tại thời điểm phát hành chính sách này, Contact Hub được cấu hình chu kỳ lưu trữ cơ sở là 24 tháng. Cơ chế dọn dẹp định kỳ xóa inquiry đã ở trạng thái closed, declined hoặc spam khi vượt mốc lưu trữ cấu hình, cùng dữ liệu trao đổi/nghiệp vụ liên quan. Inquiry còn đang xử lý hoặc dữ liệu gắn với quan hệ hợp tác, tranh chấp, nghĩa vụ pháp lý hay nhu cầu lưu giữ hợp lý có thể được giữ lâu hơn trong phạm vi cần thiết.

Dữ liệu tài khoản, hồ sơ cộng đồng, referral/invitation, Investor/Deal Room, access log, NDA acceptance và tài liệu dự án không mặc nhiên áp dụng mốc 24 tháng của Contact Hub. Chúng được lưu trong thời gian tài khoản/quyền truy cập/quy trình dự án còn hoạt động hoặc lâu hơn khi cần cho audit trail, hợp đồng, quyền sở hữu, an ninh, giải quyết tranh chấp và nghĩa vụ pháp luật. QVFilm sẽ xem xét yêu cầu xóa/đóng tài khoản theo từng loại dữ liệu và căn cứ áp dụng.

QVFilm áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp để giảm nguy cơ truy cập, tiết lộ, thay đổi, mất mát hoặc sử dụng dữ liệu trái phép. Các lớp hiện có gồm nonce/validation, honeypot/rate limiting, IP hash trong Contact Hub, xác minh email, phân quyền WordPress, project-level access, access expiry, NDA gate và audit/activity logs trong những workflow phù hợp.

Không có hệ thống Internet nào có thể được bảo đảm an toàn tuyệt đối. Vì vậy QVFilm duy trì nguyên tắc giảm thiểu dữ liệu, giới hạn quyền truy cập, bảo vệ tài liệu theo project và rà soát hệ thống thay vì đưa ra cam kết bảo mật tuyệt đối.

Trong phạm vi pháp luật áp dụng, bạn có thể yêu cầu QVFilm cung cấp thông tin về việc xử lý dữ liệu của mình, truy cập/xem lại, chỉnh sửa, cập nhật, rút lại sự đồng ý, yêu cầu hạn chế hoặc chấm dứt xử lý, yêu cầu xóa/hủy dữ liệu, phản đối việc xử lý hoặc thực hiện các quyền khác được pháp luật công nhận.

Đối với tài khoản hoặc hồ sơ public, bạn cũng có thể yêu cầu cập nhật hoặc đóng/xóa phần dữ liệu do mình cung cấp. QVFilm có thể yêu cầu thông tin hợp lý để xác minh danh tính và có thể giữ lại một phần dữ liệu khi pháp luật, hợp đồng, audit trail, quyền của người khác hoặc việc bảo vệ quyền/lợi ích hợp pháp yêu cầu.

Website QVFilm không được thiết kế như một dịch vụ dành riêng cho trẻ em. Nếu một quy trình casting, đào tạo, hồ sơ talent hoặc hoạt động sản xuất liên quan trẻ em, việc xử lý dữ liệu sẽ được thực hiện theo cơ chế riêng phù hợp với độ tuổi, vai trò của người đại diện theo pháp luật và yêu cầu bảo vệ trẻ em theo pháp luật hiện hành.

qvfilm.vn có thể dẫn tới YouTube, Vimeo, IMDb, Google/Facebook, mạng xã hội, nền tảng lưu trữ tài liệu hoặc website đối tác. Khi rời qvfilm.vn hoặc tương tác với nội dung nhúng/provider, chính sách của nhà cung cấp đó có thể được áp dụng. QVFilm không kiểm soát toàn bộ hoạt động xử lý dữ liệu của các website độc lập này.

QVFilm có thể cập nhật chính sách khi website, plugin, data flow, nhà cung cấp kỹ thuật hoặc pháp luật thay đổi. Phiên bản, ngày hiệu lực và ngày cập nhật gần nhất được hiển thị ở đầu tài liệu để người đọc nhận biết bản đang được công bố.

Mọi yêu cầu liên quan đến dữ liệu cá nhân có thể gửi tới qvfilm@gmail.com hoặc qua QVFilm Contact Hub. QVFilm sẽ xem xét yêu cầu dựa trên phạm vi dữ liệu thực tế mà QVFilm kiểm soát, quan hệ dự án/tài khoản liên quan và nghĩa vụ pháp luật áp dụng.

Việc sử dụng website đồng thời chịu sự điều chỉnh của Điều khoản sử dụng website.